সফলভাবে ক্রেতার অভিযোগ সামলাবেন যেভাবে

How To Deal With Customer Complaint

ক্রেতার অভিযোগ (customer complaints) সামলানো বেশ কঠিন একটি বিষয়। কিন্তু এই বিষয়টিকে খুবই গুরুত্বের সাথে নেয়া উচিত। বর্তমানে দেখা যায় ক্রেতা কোন কোম্পানির পণ্যে অসন্তুষ্ট হলে অভিযোগ না জানিয়ে প্রতিযোগী অন্য কোন কোম্পানির পণ্য ব্যবহার শুরু করে। ক্রেতার অভিযোগ যদি সুন্দরভাবে সামলে তাকে সন্তুষ্ট করা যায়, তবে বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই দেখা যায় তারা প্রতিষ্ঠানের নিয়মিত ক্রেতায় পরিণত হয়েছে এবং অন্যদেরও একই প্রতিষ্ঠানের পণ্য কিনতে উৎসাহ দিচ্ছে। চলুন জেনে নিই কোন ক্রেতা অভিযোগ করতে এলে তা কিভাবে সামলাবেন (dealing with customer complaints)

১. ক্রেতাকে তার অভিযোগ শেষ করতে দিন (listen carefully and let them finish):

কোন ক্রেতা অভিযোগ করতে এলে অধৈর্য না হয়ে পুরোটা মন দিয়ে শুনুন। ক্রেতা তার অভিযোগ শেষ করলে এর পর আপনি কথা বলা শুরু করুন। ক্রেতা কথা বলার সময় মাঝপথে বিঘ্ন সৃষ্টি করবেন না।

২. তাকে ভদ্রভাবে প্রশ্ন করুন (ask questions in a concerned manner.):

ক্রেতাকে প্রশ্ন করুন তার সমস্যা সম্পর্কে। যত বেশি প্রশ্ন করবেন ততই আপনি তার সমস্যা সম্পর্কে স্বচ্ছ ধারণা পাবেন। তাৎক্ষণিক সমাধানের চেয়ে প্রশ্ন করে বিস্তারিত জানতে চাইলে ক্রেতা সন্তুষ্ট হবেন।

৩. নিজেকে তাদের অবস্থানে নিয়ে যান (put yourself in their position):

ক্রেতা যে সমস্যাটির সম্মুখীন হয়েছেন তার জায়গায় আপনি হলে কি করতেন তা ভাবুন। নিজেকে ক্রেতার সহাবস্থানে নিয়ে যান। তাকে বুঝতে দিন, আপনি তার প্রতিপক্ষ না বরং তারই মত একজন।

৪. কাউকে দোষারোপ না করে দুঃখিত বলুন (apologize without blaming):

ক্রেতা যদি উপযুক্ত অভিযোগ করেন তবে প্রতিষ্ঠানের কেউ বা কোম্পানিকে দোষারোপ না করে শুধু বলুন ক্রেতার এই সমস্যাটির জন্য আপনি দুঃখিত। এবং তাকে জানান যত দ্রুত সম্ভব আপনি তা সমাধানের চেষ্টা করছেন।

৫. সমাধান চান ক্রেতার কাছেই (ask solution to him):

ক্রেতার অভিযোগ (customer complaints) শেষ হবার পর জিজ্ঞেস করুন তিনি সমস্যাটির কি ধরণের সমাধান চাইছেন। হতে পারে এ থেকে আপনার ব্যবসায়ের জন্য উপকারী কোন তথ্য পেয়ে যাবেন।

এ ধরণের আরও লেখা পড়ুনঃ

লেখাটি সম্পর্কে আপনার মতামত কমেন্টের মাধ্যমে জানাতে অনুরোধ করছি। পরামর্শ.কম এর অন্যান্য প্রকাশনার আপডেট পেতে যোগ দিন ফেইসবুক, টুইটার, গুগল প্লাসে অথবা নিবন্ধন করুন ইমেইলে।