ইনবক্সকে মুক্ত রাখুন অপ্রয়োজনীয় ইমেইলের ঝামেলা থেকে

JunkmailCartoon2কর্মক্ষেত্রে ইমেইল একটি অপরিহার্য বিষয়। কিন্তু এই অপরিহার্য বিষয়টিই বিরক্তির কারণ হয়ে দাঁড়ায় যখন অপ্রয়োজনীয় হাজারো ইমেইল এসে প্রয়োজনীয়গুলোকে আড়াল করে ফেলে। কোন ধরণের ইমেইল (email) আপনার প্রয়োজন, আর কোনগুলো একেবারেই দরকার নেই (junk mail) তা আলাদা করে ফেললে এই ঝামেলা থেকে মুক্তি পাবেন। জানাচ্ছি কিভাবে আলাদা করবেন এবং মুক্তি পাবেন অপ্রয়োজনীয় ইমেইলের ঝামেলা থেকে।

১. গ্রুপ ইমেইল গুলো থেকে আপনাকে বাদ দিতে বলুন, সরাসরি (removed from group emails)

কোন প্রজেক্টে কাজ করার সময় গ্রুপ ইমেইলগুলো বেশ জরুরী। কিন্তু প্রজেক্ট শেষ হয়ে যাওয়ার পর বা সেখানে আপনার ভূমিকা শেষ হয়ে যাওয়ার পরেও ইমেইল আসতে থাকে। যদি ইমেইলে আপডেট আপনার প্রয়োজন না হয় তবে সরাসরি ইমেইল না পাঠাতে অনুরোধ করুন, বা আনসাবস্ক্রাইব করুন।

২. ইমেইল পরিবর্তে সোশাল মিডিয়া ও প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলস (social media and PM tools)

এমন অনেক কাজ আছে যার জন্য ইমেইল না হলেও চলে। এর পরিবর্তে সোশাল মিডিয়া বা প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলস (project management tools) গুলোই এর জন্য উপযুক্ত। কর্মক্ষেত্রের এই কাজগুলো সম্পাদনের জন্য ফেসবুক, টুইটার বা YammerPodio এর মত বিজনেস সোশাল সাইট গুলোকে ব্যবহার করুন। এতে করে অপ্রয়োজনীয় ইমেইলের চাপ অনেকটাই কমে আসবে।

৩. “THANKS” লিখে ইমেইলের রিপ্লে দিতে নিষেধ করুন (not to write back “Thanks”)

এই ব্যাপারটি ইমেইলের সৌজন্যের অংশ নয়। বিস্তারিত ইমেইলের কোন অংশে ধন্যবাদ জ্ঞাপন থাকতে পারে কিন্তু কোন ইমেইলের উত্তরে শুধুমাত্র “Thanks” লিখে দেয়াটা কোন কাজেই আসে না বিরক্তির উদ্রেক ঘটানো ছাড়া। প্রতিটি ইমেইলের শেষে ধন্যবাদ জানিয়ে রিপ্লে করলে নিষেধ করতে পারেন। কয়েকবার এ কাজটি করলেই অনেকে সতর্ক হয়ে যাবেন, আর আপনিও মুক্তি পাবেন অদরকারী ইমেইল থেকে।

৪. ইমেইলে ফিল্টার ব্যবহার করুন (use email filter)

এ ব্যাপারটি প্রায় সবাইই জানেন। কিন্তু কাজে লাগানোর কথা মনে থাকে না অনেকেরই। ইমেইল করার সুবিধা দেয় এমন সব বড় সাইটেই ফিলটারের অপশন থাকে। আপনাকে শুধু কিছুক্ষণ সময় ব্যয় করে নির্ধারণ করে দিতে হবে , যে কোন ধরণের ইমেইল কোন ফোল্ডার বা ট্যাবে জমা হবে। এই পদ্ধতিতে খুব অল্প পরিশ্রমেই আপনি অপ্রয়োজনীয় ইমেইল থেকে মুক্তি পাবেন।

এ ধরণের লেখা আরও পড়ুন

লেখাটি সম্পর্কে আপনার মতামত কমেন্টের মাধ্যমে জানাতে অনুরোধ করছি। পরামর্শ.কম এর অন্যান্য প্রকাশনার আপডেট পেতে যোগ দিন ফেইসবুক, টুইটার, গুগল প্লাসে অথবা নিবন্ধন করুন ইমেইলে।